eRechnungspflicht: Was wir von Lateinamerika lernen können!

In den letzten Jahren haben vor allem Argentinien, Brasilien, Chile und Mexiko neue Standards bzgl. der Nutzung von elektronische Rechnung gesetzt. Dabei wurde ein ganzheitlicher Ansatz verfolgt um die Warenwirtschaftskette mit der Monetären zu Verknüpfen. Die Aussicht auf eine bessere Kontrolle und damit einhergehende höhere Steuereinnahmen sowie geringerem Steuerbetrug war der Beweggrund die lateinamerikanischen Staaten.

Ermöglicht wurde dies unter anderem auf Grund von folgenden Ansatzpunkten:

1. Verpflichtung zur elektronischen Rechnung:
Sobald man bestimmte Kriterien erfüllt (bspw. Jahresumsatz, gehandelte Warenart oder Unternehmensgröße) ist es in den Staaten verpflichtend, von der Regierung genehmigte elektronische Rechnungen auszustellen.

2. Echtzeit End-to-End Prozess:
Brasilien gibt exakte Vorgaben für den Warenlieferprozess und den damit einhergehenden Rechnungsprozess vor. Dies beinhaltet in Echtzeit ablaufenden Genehmigungsverfahren für die elektronische Rechnung (Genehmigung erfolgt in 20 – 30 Sekunden), ein vordefiniertes XML-Format für die elektronische Rechnung und konkrete Prozessvorgaben während der Auslieferung (bspw. genau definierte Lieferscheine mit relevanten Finanz- und Genehmigungsdaten die während der Auslieferung der Ware beigelegt werden müssen – DANFE/DACTE Dokumente).

3. Verbindung der Rechnungsbestätigung zu den logistischen Prozess der Warenlieferung:
Waren dürfen nur ausgeliefert werden, wenn eine durch die Regierung genehmigte Rechnung vorhanden ist und der Lieferung beigelegt ist. Nicht Beachtung der Vorgaben führen zu drastischen Strafen, die von der Konfiszierung der Ware oder des gesamten LKW’s, über hohe Strafzahlungen (bis zu 150% des Warenwertes) bis hin zur Zwangseinstellung des Geschäftsbetriebes reichen.

4. Genau definierte Standards:
Es existieren genau definierte Standards bzgl. XML-Format, intergrierten Touchpoints, Ablauf- und Vorgehensprozesse, Archivierung und Druckvorgaben. Diese Standards werden regelmäßig angepasst um auf neue Gegebenheiten zu reagieren. Dabei muss immer sichergestellt werden, dass ein Online-Zugriff, eine Download-Möglichkeit oder zu mindestens eine Offline-Verfügbarkeit der Dokumente für die Steuerbehörden besteht.

Hintergrund dieser Maßnahmen ist es, die Kontrolle über den Rechnungsaustausch zu erhalten und damit auch den Warenverkehr kontrollieren zu können. Die Regierung klingt sich damit in die gesamte Warenwirtschafts- und Finanzwirtschaftskette ein. Ein Steuerbetrug wird erschwert. Durch die genauen Vorgaben wird zudem wenig Spielraum für Interpretationen gelassen.

Beispielhaft ist im Folgenden der elektronische Rechnungsprozess in Brasilien beschrieben, der als Maß der Dinge angesehen wird und von anderen Staaten als Basis für Ihren Prozess dient:

1. Über eine direkte Verbindung zur Steuerbehörde oder mittels eines Drittanbieters übersendet der Verkäufer einen elektronisch signierte XML-Rechnung an die Steuerbehörde.

2. Die Steuerbehörde generiert für die XML-Rechnung einen elektronischen Genehmigungs-Code.

3. Per E-Mail oder Web Service übermittelt der Verkäufer eine Kopie der genehmigten Rechnung einschl. des Genehmigungs-Codes an den Käufer.

4. Ein Lieferschein mit einem Barcode wird ausgedruckt und der Lieferung beigelegt.

5. Kommt es zu Kontrollen auf dem Weg zum Käufer, kann der Zoll oder die Polizei die Lieferscheine einscannen und überprüfen ob die Lieferung mit der genehmigten Rechnung übereinstimmt.

6. Kommt die Ware beim Käufer an, verifiziert dieser die Rechnung bei der Steuerbehörde. Damit wird sichergestellt, dass genau die Ware ausgeliefert wurde, die auch auf der Rechnung steht (Sind die zu verifizierenden Daten nicht auf Punkt und Komma genau dieselben, wie zuvor an die Steuerbehörde übermittelten XML-Daten, schlägt die Verifizierung fehl).

7. Mit der „Manifestação do Destinatário“ bestätigen die Käufer sämtliche Rechnungen und die Auslieferung der Ware.

Die Erfolge dieser Vorgehensweise sprechen für sich. Seit der Einführung 2008 hat Brasilien Steuermehreinnahmen in Höhe von 58 Milliarden USD zu verbuchen. Mexiko erhöhte die Steuereinnahmen um 34% bereits nach der ersten Phase der Einführung einer elektronischen Rechnungspflicht, noch bevor ein Auskunftsmandat in Kraft trat. In einer kürzlich Veröffentlichten Studie über die elektronische Rechnung in Kolumbien wurde festgestellt, dass eine Verringerung der Steuerhinterziehung um 50% die Steuereinnahmen um 8 Milliarden USD steigen werden.

Quelle: “Latin America Compliance Blog – Steve Sprague” (14.07.2015)

 

Schlüsse für Europa:

Europäische Staaten sind stark Einkommensteuerabhängig. Lateinamerikanische Staaten dagegen beziehen Ihre Steuereinnahmen zum größten Teil aus der Mehrwertsteuer. Da die Mehrwertsteuer in diesen Staaten bis zu 60% der Steuereinnahmen ausmachen. Die Mindereinnahmen durch Mehrwertsteuerbetrug belaufen sich auf mehrere Milliarden USD in den einzelnen Ländern. Die Pflicht der Erstellung von elektronischen Rechnungen ist daher für viele lateinamerikanische Staaten ein geeignetes Mittel diesen Steuerbetrug einzudämmen. In den meisten europäischen Ländern existiert dagegen höchstens eine elektronische Rechnungspflicht bei Geschäften mit der öffentlichen Verwaltung. Eine Verpflichtung für sämtliche Geschäfte zwischen Unternehmen oder gar mit Konsumenten ist hier noch in weiter Ferne. Dies liegt vor allem an dem nicht so hohen Leidensdruck.

Eine Eins zu Eins Adaption des lateinamerikanischen Modells macht in Europa keinen Sinn. Eine Verpflichtung könnte aber aus ökologischer und ökonomischer Sicht durch aus Interessant sein. Nicht nur Staaten wie Griechenland und Italien, die mit hohem Steuerbetrug zu kämpfen haben könnten Vorteile ziehen. Durch die Verpflichtung der elektronischen Rechnung würde zunächst das bisherige Hauptargument gegen eine Umstellung für Unternehmen wegfallen: Dass sämtliche Transaktionspartner mitziehen müssten. Auch für KMU’s existieren bereits Lösungen (bspw. eine PDF-Converter-Lösung von Compraga), die kostengünstig in bestehende Prozesse implementiert werden können.

Dadurch würden die offensichtlichen Vorteile der elektronischen Rechnung:

– Kein scannen und extrahieren von Daten aus Papierrechnungen
– Wegfalle von Bearbeitung unterschiedlichster Datenformate
– Beseitigung der manuellen Bearbeitung als Fehlerquelle
– Optimierung der Einkaufs- und Rechnungsprozess bis hin zur Dunkelverarbeitung
– Besseres Working Capital Management (bspw. optimale Ausnutzung von Skonto)
– Steigende Liquidität beim Verkäufer durch besseres Zahlungsmanagement

für Unternehmen erreichbar sein.

Der positive Effekt würde sich für jedes Unternehmen nach einer kurzen Umstellungsphase schnell bemerkbar machen.

Als eins der führenden Beratungshäuser für Financial Supply Chain Management, beschäftigen wir uns unter anderem intensiv mit der elektronischen Rechnung und unterstützen unsere Kunden erfolgreich bei der Umsetzung. Wenn auch Sie oder Ihr Unternehmen sich mit einer Umstellung auf einen elektronischen Rechnungsaustausch beschäftigt und Beratung benötigt, können Sie sich gerne direkt an mich wenden – f.lemmer@bonpago.de.

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