PDF-Rechnung vs. E-Rechnung

Laut EU-Richtlinie sollte eine Rechnung erst als elektronisch definiert werden, soweit sie strukturierte Daten enthält, damit sie automatisiert verarbeitet werden kann. Viele definieren eine einfache PDF Rechnung jedoch bereits als elektronische Rechnung, was laut §14 UStG nicht falsch ist: „eine elektronische Rechnung ist eine Rechnung, die in einem elektronischen Format ausgestellt und empfangen wird“.

In vielen europäischen Ländern wurden Lieferanten der öffentlichen Verwaltung (ÖV) bereits zum Versand strukturierter elektronischer Rechnungen verpflichtet. Welche Rechnungsformate werden dort akzeptiert?

Umsetzungsfristen und Standards ausgewählter europäischer Länder

Umsetzungsfristen und Standards ausgewählter europäischer Länder

In den meisten Ländern werden für den Rechnungsaustausch mit der ÖV bestimmte XML-Formate verlangt. Für kleine Unternehmen lohnt sich die Umstellung auf einen automatisierten Prozess allerdings meist nicht, da sie zu wenige Rechnungen schreiben. Für diese Unternehmen wird in den Ländern überwiegend ein Portal zur Verfügung gestellt, auf dem sie in einer bereitgestellten Maske ihre Rechnungsdaten direkt eingeben und versenden können. Dies stellt allerdings eine aufwändigere Variante dar, als der Versand einfacher PDF-Rechnungen. In der Schweiz akzeptiert die Bundesverwaltung deshalb auch Rechnungen im PDF Format, da es bei Unternehmen auf viel größere Akzeptanz stößt. Die eingehenden PDF-Rechnungen müssen dann, entweder durch eine Inhouse-Lösung oder über einen Provider, zunächst in das von der Verwaltung gewünschte Format konvertiert werden.

In Europa ist man aktuell in der Definitionsphase eines einheitlichen Standards, der die Inhalte einer Rechnung bestimmt – ein sogenanntes semantisches Datenmodell. Zusätzlich werden verschiedene Syntaxen definiert, die festlegen, in welchem Format (XML, CEN BII, UBL etc.) diese Inhalte abgebildet werden sollen. Bis spätestens Mai 2017 wird der semantische Standard veröffentlicht. Öffentliche Auftraggeber haben dann 18 Monate Zeit für die Umsetzung (also ca. bis November 2018), subzentrale öffentliche Auftraggeber (Kommunen) bis zu 30 Monate.

Mehrere spannende Fragen bleiben offen: Werden dann auch Lieferanten der öffentlichen Verwaltung in Deutschland verpflichtet? Werden kleine Unternehmen wie in der Schweiz PDF-Rechnungen versenden dürfen oder werden sich neue Lösungen auf dem Markt durchsetzen, die es diesen Unternehmen auf einfachem und günstigem Weg ermöglichen, strukturierte Rechnungen zu erstellen und zu versenden? Wird der deutsche Standard ZUGFeRD den Anforderungen des EU-Standards entsprechen?

 

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